Comptabilité en Espagne

Il existe plusieurs bonnes raisons de choisir Strong Abogados comme cabinet comptable en Espagne :

• 100 % numérique : Notre ingénieur logiciel veille à ce que les données circulent efficacement de votre entreprise vers la nôtre.
• Transparence : Tous les formulaires fiscaux déposés pour votre entreprise sont téléversés en temps réel sur notre plateforme en ligne (Tempo), ainsi que les bilans trimestriels et les comptes de résultat.
• Service en anglais : Nos comptables internes parlent anglais, vous bénéficiez donc d’un service personnalisé dans votre langue. Nous sommes experts en comptabilité pour des entreprises ayant des clients et des fournisseurs étrangers.

Comptabilité et déclarations fiscales

Vous avez deux options pour la suite :

Solutions logicielles

Chez Strong Law, nous améliorons l’expérience de nos clients grâce à notre logiciel propriétaire Tempo ®, une plateforme polyvalente conçue pour simplifier la gestion d’entreprise. Tempo fournit tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre activité, à tout moment et en tout lieu. Il comprend des fonctionnalités puissantes telles que la facturation, la comptabilité et la gestion de projets, pouvant fonctionner de manière autonome ou s’intégrer de façon transparente à des plateformes comme Holded, Xero ou QuickBooks.

Xero et QuickBooks ne sont actuellement pas adaptés au Plan Comptable Général espagnol, ce qui signifie qu’il n’est pas possible de présenter vos déclarations fiscales via ces plateformes. C’est là que Tempo intervient : il agit comme intermédiaire pour ajuster toutes les informations d’une plateforme à l’autre, conformément au Plan Comptable espagnol.

Tempo ® est notre espace client et logiciel de gestion d’entreprise, conçu pour les clients internationaux, afin de garantir le bon fonctionnement de votre activité et une information continue 24 h/24 et 7 j/7.

Résumé de vos obligations comptables et fiscales en Espagne

FAQ :

Liens :

• Si j’utilise Xero pour ma comptabilité, pouvez-vous déposer les déclarations fiscales ?

• Pouvez-vous tenir la comptabilité selon les normes UK GAAP ?

• Quel est le taux de TVA en Espagne ?

• Étude de cas : ventes dans l’UE via Amazon

• Quelles déclarations fiscales une société espagnole doit-elle déposer ?

• Avec une SL, quand puis-je obtenir le remboursement de la TVA payée ?

Conformité fiscale et comptable des nouvelles sociétés en Espagne

L’exploitation d’une entreprise en Espagne implique le respect de certaines obligations fiscales et comptables afin de satisfaire aux exigences légales. Pour remplir les obligations fiscales et comptables en Espagne, une nouvelle société doit commencer par s’inscrire auprès de l’Administration fiscale et obtenir un numéro d’identification fiscale (NIF/CIF). Ensuite, elle doit tenir des registres détaillés de tous les revenus, dépenses et transactions, et maintenir des livres comptables distincts pour toute obligation liée à la TVA. En outre, il convient de déposer régulièrement les déclarations fiscales et de payer les impôts correspondants dans les délais afin d’éviter des pénalités et des problèmes juridiques. Les normes de conformité obligatoires visent à garantir la transparence, la responsabilité et un contrôle financier rigoureux. Chaque obligation, de l’impôt sur les sociétés aux taxes locales, comporte des délais de dépôt et des exigences procédurales spécifiques qui nécessitent un respect strict. Par ailleurs, les entreprises doivent appliquer des pratiques comptables strictes conformément au Plan Comptable Général espagnol et se conformer aux diverses réglementations en matière d’emploi et de sécurité sociale. Cette présentation offre une vue d’ensemble complète des principales obligations fiscales et comptables applicables aux entreprises en Espagne, en mettant l’accent sur les délais et procédures essentiels afin de garantir le respect de la législation espagnole.

Voici une liste générale des principales obligations fiscales et comptables obligatoires pour les nouvelles sociétés en Espagne :

• Impôt sur les sociétés (IS – impuesto de sociedades)
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA – IVA)
• Retenues de l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF)
• Non-résidents : déclarations trimestrielles ou annuelles (216-296, 290)
• Taxes spéciales, telles que celles liées au numérique, aux télécommunications, à l’alcool, au tabac et à l’énergie
• Taxe sur les activités économiques (IAE)
• Comptes annuels et livres comptables officiels (déposés au Registre du commerce : Registro Mercantil)
• Tenue de la comptabilité selon le PGC – Plan Comptable Général (Plan General de Contabilidad)
• Facturation et facturation corrélative (facturation électronique)

1.- Conformité fiscale

1.1 Impôt sur les sociétés

Réglementation : Impuesto de sociedades

• Dépôt annuel : doit être effectué dans les 25 jours suivant les six mois après la clôture de l’exercice fiscal. En Espagne, l’exercice fiscal correspond à l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre.
• Paiements trimestriels : des acomptes doivent être versés trois fois par an (avril, octobre et décembre), à partir de la deuxième année de bénéfices.

1.2 Taxe sur la valeur ajoutée (TVA, IVA)

Réglementation : IVA

En Espagne, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), appelée Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), est un impôt sur la consommation appliqué à la majorité des biens et services. Elle est collectée par les entreprises pour le compte de l’État espagnol. Chaque entreprise ajoute la TVA au prix de ses produits ou services lors de la vente. Toutefois, les entreprises peuvent également déduire la TVA qu’elles ont payée sur leurs achats. Cela signifie que la TVA est finalement supportée par le consommateur final, puisqu’elle est incluse dans le prix final payé.

• Dépôt mensuel ou trimestriel : selon le chiffre d’affaires, les déclarations de TVA (Modèle 303) doivent être déposées mensuellement ou trimestriellement en avril, juillet, octobre et janvier.
• Récapitulatif annuel (Modèle 390) : doit être déposé avant le 30 janvier de l’année suivante.

D’autres formulaires, tels que les modèles 349 et 347, peuvent également être requis, bien qu’ils soient uniquement à titre informatif. Veuillez noter que la date limite de dépôt du modèle 347 est le 28 février ; réglementation à des fins informatives.

1.3 Impôt sur le revenu des personnes physiques et retenues (IRPF)

Réglementation : 130 professionnels et PME : les taux généraux sont de 20 % en estimation directe, ou de 4 % avec plus d’un salarié, 3 % avec un salarié ou 2 % sans salarié.

• Dépôt mensuel ou trimestriel : les déclarations de retenues à la source (Modèles 111 et 115) doivent être déposées mensuellement ou trimestriellement. Selon la taille et le nombre de salariés, le taux dépend des salaires, de la situation familiale et de la période de l’année, et varie de 19 % à 34 %. Pour estimer le taux, il existe un service gratuit de l’administration fiscale.
• Récapitulatif annuel (Modèle 190) : doit être déposé avant le 31 janvier de l’année suivante.

La retenue à la source est basée sur :

1. Situation familiale :

   1.1 – Célibataire, veuf(ve), divorcé(e) ou séparé(e) légalement avec des enfants célibataires de moins de 18 ans ou des enfants légalement incapables vivant exclusivement avec le bénéficiaire, sans cohabitation avec l’autre parent.

   1.2 – Marié(e) et non séparé(e) légalement, dont le conjoint ne perçoit pas plus de 1 500 euros de revenus annuels, hors revenus exonérés (dans ce cas, le NIF du conjoint doit également être indiqué).

   1.3 – Situation familiale différente des deux précédentes (célibataire sans enfants, marié(e) dont le conjoint perçoit plus de 1 500 euros annuels, etc.).

   1.4 – Si le salarié ne souhaite pas communiquer sa situation familiale.

2. Handicap (degré de handicap reconnu).
3. Mobilité géographique.
4. Prolongation de l’activité professionnelle.
5. Enfants et autres descendants de moins de 25 ans, ou de plus de 25 ans s’ils sont handicapés, vivant avec le bénéficiaire.
6. Ascendants de plus de 65 ans, ou de moins de 65 ans s’ils sont handicapés, vivant avec le bénéficiaire.
7. Pensions compensatoires en faveur du conjoint et pensions alimentaires en faveur des enfants, fixées par décision judiciaire.
8. Paiements pour l’acquisition ou la réhabilitation de la résidence principale financée par emprunt, ouvrant droit à déduction à l’IRPF (uniquement pour les contribuables ayant acquis leur résidence principale ou effectué des paiements pour sa réhabilitation avant le 1er janvier 2013).

1.4 Impôt sur le revenu des non-résidents (IRNR)

Réglementation et formulaires : Non-résidents

• Dépôt trimestriel : déclarations fiscales (Modèles 210, 216 et autres) pour les non-résidents percevant des revenus en Espagne.
• Récapitulatif annuel (Modèle 296) : doit être déposé avant le 31 janvier de l’année suivante.

1.5 Taxes spéciales (Impuestos Especiales)

• Applicables à certains biens tels que l’alcool, le tabac, la télévision, la téléphonie, les télécommunications et les produits énergétiques, parmi les plus courants.
• Dépôt mensuel ou trimestriel : selon le type de taxe.

1.6 Taxe sur les activités économiques (IAE)

Réglementation et formulaires Impuesto Actividades Económicas

L’IAE s’applique aux personnes physiques (travailleurs indépendants), aux personnes morales (sociétés) et aux entités sans personnalité juridique (par exemple, les communautés de biens) exerçant des activités commerciales, professionnelles ou artistiques sur le territoire national, à l’exception des activités agricoles, d’élevage dépendant, forestières et de pêche.

Une activité est considérée comme exercée à titre commercial, professionnel ou artistique lorsqu’elle implique l’organisation, pour son propre compte, de moyens de production et de ressources humaines, ou de l’un de ces éléments, dans le but de participer à la production ou à la distribution de biens ou de services.

Il existe trois types de taux : nationaux, provinciaux et municipaux.

• Taux municipaux : définis pour chaque activité, ils incluent la superficie des locaux où les activités imposables sont exercées, ainsi que toute autre activité non expressément classée comme provinciale ou nationale. Le paiement du taux municipal minimum autorise l’exercice des activités correspondantes dans la commune concernée.
• Taux provinciaux : définis pour chaque activité, leur paiement autorise l’exercice des activités correspondantes dans le périmètre territorial de la province concernée, sans qu’il soit nécessaire de payer un taux municipal minimum.
• Taux nationaux : définis pour chaque activité, leur paiement autorise l’exercice des activités correspondantes sur l’ensemble du territoire national, sans qu’il soit nécessaire de payer un taux municipal ou provincial minimum.
• L’IAE est un impôt annuel, généralement exonéré pendant les deux premières années d’activité et pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 1 million d’euros.

1.7 Recensement

Réglementation et formulaire 036

L’AEAT (Administration fiscale espagnole) exige que toutes les entreprises, personnes physiques ou entrepreneurs s’inscrivent et maintiennent leurs informations à jour dans le recensement des entrepreneurs, professionnels et reteneurs afin d’enregistrer et de contrôler les obligations fiscales de chaque contribuable.

Doivent être inclus dans ce recensement :

• Les personnes physiques ou entités exerçant des activités commerciales ou professionnelles.
• Toutes les sociétés.

1.8 Intrastat

Réglementation et formulaires : Intrastat statistiques UE

L’obligation de fournir les informations requises par le système Intrastat incombe à toute entité assujettie à la TVA :

1. qui expédie des marchandises du territoire statistique espagnol vers celui d’un autre État membre de l’Union européenne (flux d’expédition), ou
2. qui introduit des marchandises sur le territoire statistique espagnol en provenance d’un autre État membre (flux d’introduction).

Toutes les marchandises circulant entre le territoire statistique de l’Espagne et celui de tout autre État membre de la Communauté européenne sont soumises aux statistiques intracommunautaires, y compris :

• Les marchandises communautaires et non communautaires.
• Les marchandises faisant l’objet d’une transaction commerciale et celles qui n’en font pas.

L’obligation de déposer des déclarations statistiques Intrastat est déterminée conjointement par deux facteurs :

1. La nature de l’opérateur : personne physique ou morale assujettie à la TVA dans l’État membre d’introduction et/ou d’expédition.
2. Le volume des échanges intracommunautaires. Les opérateurs ayant réalisé l’année précédente des opérations intracommunautaires d’introduction et/ou d’expédition pour un montant total facturé égal ou supérieur au seuil établi (à compter du 1er janvier 2015, égal ou supérieur à 400 000 euros) sont tenus de déclarer.

La déclaration Intrastat est déposée mensuellement dans un délai correspondant aux douze premiers jours calendaires du mois suivant celui au cours duquel les opérations déclarables ont été réalisées.

1.9 Taxe foncière (IBI)

Impôt foncier annuel.

2.- Conformité comptable

2.1 Comptes annuels

Dépôt annuel. Les comptes annuels doivent être approuvés par les associés et déposés au Registre du commerce dans le mois suivant leur approbation, laquelle doit intervenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.

Si l’entreprise établit ses comptes conformément au PGC, les documents inclus dans les comptes annuels sont :

1. Livre d’inventaire et bilan.
2. Compte de résultat.
3. État des variations des capitaux propres.
4. Tableau des flux de trésorerie.
5. Le procès-verbal de la société, établi conformément au RD 1514/2007.

2.2 Plan Comptable Général (Plan General de Contabilidad).

Réglementation : Plan General Contable (PGC). Les entreprises doivent tenir leur comptabilité conformément au Plan Comptable Général espagnol. La tenue de la comptabilité comprend :

• Tenue quotidienne : conserver des enregistrements précis et à jour de toutes les transactions commerciales, sur la base des mouvements bancaires, des dépenses et des revenus.
• Livres obligatoires : tenir et légaliser des livres tels que le Journal (Libro Diario), le Livre d’inventaires et comptes annuels (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales) et le Livre des procès-verbaux (Libro de Actas).

2.3 Livres comptables officiels

• Légalisation : les livres doivent être légalisés chaque année par le Registre du commerce, dans les quatre mois suivant la clôture de l’exercice.

2.4 Exigences d’audit

• Audit légal : requis pour les entreprises répondant à certains critères (par exemple, chiffre d’affaires, actifs, nombre de salariés).
• Dépôt : le rapport d’audit doit être déposé avec les comptes annuels au Registre du commerce.

2.5 Factures

Les chefs d’entreprise et professionnels exerçant en Espagne doivent émettre une facture pour les biens vendus et les services fournis dans le cadre de leurs activités, et sont tenus de conserver une copie de ces factures pendant quatre ans.

Une facture doit comporter les éléments suivants :

• Numéro et, le cas échéant, série.
• Date d’émission.
• Nom et prénom complets, ou raison sociale complète de l’émetteur et du destinataire.
• Numéro d’identification fiscale (NIF) de l’émetteur et, dans certains cas, du destinataire.
• Adresse de l’émetteur et du destinataire.
• Description des opérations et données nécessaires pour déterminer la base imposable et son montant (prix unitaire hors TVA, remises ou rabais).
• Taux de TVA.
• Montant de la taxe indiqué séparément.
• Date de l’opération, si différente de la date d’émission de la facture.

3.- Conformité réglementaire

3.1 Protection des données (RGPD)

Assurer la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) tel qu’appliqué en Espagne.

3.2 Rapports de conformité environnementale :

Certaines industries peuvent être soumises à des obligations supplémentaires de reporting liées à la réglementation environnementale.

3.3 Réception des notifications de l’administration fiscale : DEH

L’accès électronique des citoyens aux services publics a instauré un nouveau mode de notification via Internet grâce à l’Adresse Électronique Habilitée (DEH). Cette adresse est utilisée pour recevoir les notifications administratives émises par les organismes publics. Les personnes physiques ou morales inscrites au service de notifications électroniques disposent d’une DEH unique et peuvent s’abonner aux procédures administratives pour lesquelles elles souhaitent recevoir des notifications par ce biais. Si un organisme public a informé que les notifications seront obligatoirement envoyées par ce service, l’abonnement ne sera pas nécessaire.

3.4 Institut national de la statistique : INE

L’Institut national de la statistique élabore des enquêtes obligatoires lorsque votre entreprise est sélectionnée, et une amende est prévue en cas de non-réponse. Les statistiques officielles constituent l’une des principales sources d’information sur notre société. Elles sont essentielles pour les administrations publiques, les entreprises et d’autres acteurs sociaux afin de prendre de meilleures décisions. Elles fournissent également à la société des informations pour l’analyse et l’évaluation des politiques publiques. Certaines statistiques ont des effets juridiques, par exemple pour l’actualisation des revenus. Un exemple d’utilisation des données statistiques est le calcul du produit intérieur brut (PIB). Pour le calcul du PIB, des données issues de diverses enquêtes sont utilisées (Enquête sur la population active, Enquête sur le budget des ménages, Enquête industrielle des entreprises, Enquête annuelle sur les services, Enquête structurelle du secteur de la construction, etc.). Sa valeur détermine, entre autres, la contribution de notre pays au budget communautaire. Elle sert également au calcul de la participation des communautés autonomes au Fonds de compensation interterritorial, ainsi qu’à déterminer les bénéficiaires de certains fonds structurels.

Dans les enquêtes destinées aux entreprises, les phases d’obtention de l’échantillon sont :

• Regrouper les entreprises ou unités locales présentant des caractéristiques similaires. Ces groupes sont appelés strates. La localisation géographique, l’activité économique et une mesure de la taille économique, généralement le nombre de salariés, sont prises en compte.
• Déterminer les entreprises ou unités locales requises dans l’échantillon pour chaque strate.
• Sélectionner les unités de l’échantillon au sein de chaque strate. Dans cette phase finale, si l’échantillon représente une partie du groupe total, la sélection est effectuée de manière aléatoire. Certaines circonstances exigent que toutes les unités de la strate fassent partie de l’échantillon, notamment pour les grandes unités ou lorsqu’il y a peu d’entreprises dans la strate.

Si votre entité reçoit une demande de dépôt d’une enquête INE, celle-ci doit être déposée annuellement, trimestriellement ou mensuellement selon les exigences de l’INE.

3.5 Pour l’Europe, exportation / importation

Operador Económico Autorizado – Opérateur Économique Agréé (OEA) peut être défini comme un opérateur économique de confiance pour les opérations douanières et peut, par conséquent, bénéficier d’avantages dans l’ensemble de l’Union européenne.

L’OEA bénéficie d’une série d’avantages et doit remplir un certain nombre d’exigences.

Avantages :

• Moins de contrôles physiques et documentaires.
• Priorité lors des contrôles.
• Possibilité de choisir le lieu d’inspection (y compris le dédouanement centralisé national).
• Accès facilité aux procédures douanières simplifiées. Déclarations sommaires d’entrée ou de sortie avec données réduites.
• Notification préalable des décisions de contrôle physique.

Autres avantages :

• Accès facilité aux douanes.
• Améliorations indirectes ou reconnaissance internationale du statut dans les relations commerciales.
• Réductions des garanties.
• Dédouanement centralisé national, etc.

Les avantages découlant de la détention d’un certificat d’Opérateur Économique Agréé ne sont pas transférables ; seul le titulaire peut en bénéficier.

La sécurité maximale est atteinte lorsque tous les participants de la chaîne logistique sont des opérateurs sécurisés. À défaut, le risque augmente et les avantages diminuent logiquement.

Exigences pour l’opérateur :

Parmi les critères d’octroi du statut d’Opérateur Économique Agréé, le Règlement (CEE) n° 2913/92 prévoit notamment :

• Un historique satisfaisant de conformité aux exigences douanières.
• Un système approprié de gestion des registres commerciaux et, le cas échéant, des registres de transport, permettant un contrôle douanier adéquat, une solvabilité financière démontrée et, le cas échéant, des niveaux de sécurité appropriés.

Types de certificats :

Il existe trois types, selon les exigences et les avantages associés :

• Certificat d’Opérateur Économique Agréé – Simplifications douanières.
• Certificat d’Opérateur Économique Agréé – Sécurité et protection.
• Certificat d’Opérateur Économique Agréé – Simplifications et sécurité.

3.6 ROI / VIES

La réglementation et les formulaires correspondants sont disponibles ici : VIES / ROI

Les livraisons intracommunautaires européennes de biens et de services sont exonérées de TVA. Le régime se caractérise par une exonération dans le pays d’origine, sous réserve que la réception des biens soit taxée dans le pays de destination. Les conditions nécessaires pour qu’une livraison intracommunautaire en Espagne soit exonérée de TVA sont au nombre de deux :

1. Les biens sont expédiés ou transportés vers le territoire d’un autre État membre pour le compte du vendeur, de l’acheteur ou par un tiers agissant pour l’un d’eux.
2. Le destinataire des biens est identifié à la TVA dans un autre État membre et est assujetti à la TVA.

Les parties impliquées dans ces opérations doivent être spécifiquement identifiées par un numéro d’opérateur intracommunautaire (numéro de TVA UE) et être inscrites au registre VIES.

Le numéro de TVA UE est également requis pour les entrepreneurs ou professionnels qui fournissent des services considérés, selon les règles de localisation, comme fournis dans un autre État membre que l’Espagne, lorsque le preneur est le redevable de la taxe.

Les factures émises dans le cadre d’opérations intracommunautaires doivent mentionner le numéro d’identification TVA UE du vendeur et de l’acheteur.

Il incombe au vendeur de s’assurer que le destinataire est enregistré en tant qu’opérateur intracommunautaire.

Quelle est la composition du numéro de TVA UE ?

À des fins de TVA, pour les personnes physiques ou morales réalisant des opérations intracommunautaires, le numéro de TVA UE est défini conformément aux règles générales, précédé du préfixe ES, selon la norme internationale ISO-3166 alpha-2.

Numéro de TVA espagnol = ES + numéro de TVA.

Le numéro de TVA VIES sera attribué, sauf exceptions, aux personnes ou entités suivantes :

• Entrepreneurs ou professionnels établis ou non sur le territoire soumis à la TVA espagnole, qui réalisent des livraisons ou acquisitions intracommunautaires de biens soumis à la taxe, même si ces biens sont utilisés dans des activités exercées à l’étranger (entités non résidentes).
• Entrepreneurs ou professionnels bénéficiaires de services fournis par des entrepreneurs ou professionnels non établis sur le territoire péninsulaire espagnol et les îles Baléares, pour lesquels ils sont redevables de la TVA (mécanisme d’autoliquidation).
• Entrepreneurs ou professionnels qui fournissent des services considérés, selon les règles de localisation, comme fournis dans un autre État membre que l’Espagne, lorsque le preneur est le redevable de la taxe.
• Personnes morales n’agissant pas en tant qu’entrepreneurs ou professionnels lorsqu’elles effectuent des acquisitions intracommunautaires de biens soumis à la TVA.

3.7 EORI

La réglementation et les formulaires sont disponibles sur le site de l’Agencia Tributaria.

Le numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques (numéro EORI) est un numéro fiscal unique dans toute l’Union européenne, qui doit être utilisé comme référence commune dans les relations avec les autorités douanières de l’ensemble de l’UE.

La composition du numéro EORI pour les opérateurs enregistrés en Espagne et disposant d’un NIF attribué par l’AEAT est la suivante :

• Code ISO à 2 lettres correspondant à l’Espagne (ES) + NIF.

Le numéro EORI ne doit pas être confondu avec d’autres numéros d’identification attribués par l’administration fiscale, tels que le numéro NIF-IVA (qui implique l’inscription en tant qu’assujetti TVA UE au registre des opérateurs intracommunautaires) ou le statut d’Opérateur Économique Agréé. Un opérateur économique est une personne qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, exerce des activités réglementées par la législation douanière, tandis que les Opérateurs Économiques Agréés sont des opérateurs de confiance dans les opérations douanières et bénéficient, par conséquent, d’avantages dans toute l’Union européenne.

Autrement dit, tous les opérateurs économiques doivent disposer d’un numéro EORI, tandis que seuls ceux qui le souhaitent demanderont un certificat OEA afin de bénéficier des avantages correspondants.

La législation limite l’attribution d’un numéro EORI aux opérateurs disposant d’une personnalité juridique propre et indépendante. En Espagne, les succursales et établissements permanents d’entités non résidentes peuvent accomplir des actes juridiques ; ils obtiendront donc leur propre numéro EORI sur demande.

Quelles sont les règles relatives à la présentation d’une facture ?

Une facture en Espagne doit contenir les éléments suivants :

• Le nom de votre entreprise, le CIF et l’adresse.
• Le nom complet du client, le CIF (ou le NIF ou le NIE) et l’adresse.
• La date et le numéro de la facture.
• Une ligne indiquant le montant hors TVA (« base imposable »), ainsi qu’une ligne distincte pour la TVA.

En Espagne, les paiements sont généralement effectués par virement bancaire. Dans ce cas, le client payant après réception de la facture, il est recommandé d’inclure la mention suivante : « El pago de esta factura se acredita por su abono bancario » (« Le reçu bancaire constitue la preuve du paiement de ce montant »).

Si la facture n’inclut pas la TVA (voir la question suivante), elle doit indiquer la référence au texte légal justifiant cette exonération.

Lors de la création des numéros de facture, il ne doit pas y avoir de rupture dans la numérotation et il est interdit d’avoir une facture avec un numéro postérieur portant une date antérieure.

Une entreprise espagnole doit-elle toujours inclure la TVA lors de la facturation ?

En règle générale, la TVA doit être facturée aux clients situés en Espagne et aux clients situés hors de l’UE, mais cela dépend de la nature de l’opération. Pour les clients de l’UE, la TVA doit être facturée sauf si :

• La transaction a lieu entre deux entités enregistrées à la VIES dans des États membres différents, ou
• Un service est fourni à un autre État membre relevant de la règle de l’autoliquidation (Reverse Charge), auquel cas le client assujetti à la TVA doit s’autoliquider la taxe.

C’est la nature de l’opération qui détermine si la TVA doit être facturée ou non. Dans les exceptions ci-dessus, certaines obligations administratives doivent être respectées pour bénéficier de l’exonération. En cas de doute, facturez la TVA.

Si vous avez un client situé dans un autre pays de l’UE, il peut être nécessaire, dans certains cas, de vous enregistrer dans ce pays et de facturer la TVA depuis cette entité locale.

Tickets ou factures : quelle est la différence en Espagne ?

Un reçu est appelé « ticket » en espagnol. Un reçu conforme est appelé « factura simplificada » (facture simplifiée). Pour être considérée comme telle, elle doit contenir :

• La date et le numéro de la facture.
• Le NIF de l’entreprise émettrice.
• La description du bien ou du service.
• La TVA appliquée.

En d’autres termes, la seule différence entre une facture simplifiée et une facture complète est que l’identité du payeur (nom, numéro fiscal et adresse) n’y figure pas.

Le reçu est déductible en tant que charge (si vous pouvez justifier qu’il est lié à l’activité), mais la TVA n’est pas déductible. Par conséquent, lors de tout achat, il est toujours recommandé de demander une facture. Afin d’éviter tout problème, il est conseillé de ne pas inclure de reçus supérieurs à 50 € dans la comptabilité.

En cas de contrôle fiscal, l’administration fiscale espagnole accorde une attention particulière aux dépenses suivantes :

• Dépenses de restauration dans la ville où l’entreprise dispose de bureaux.
• Bars, restaurants et hôtels (notamment lorsque la date correspond à un week-end).
• Alimentation.
• Téléphones portables.
• Vêtements.

Dans ces cas, vous devez démontrer sans ambiguïté que ces dépenses étaient nécessaires et directement liées à l’activité.

Puis-je déduire les frais de déplacement en Espagne ?

Pour pouvoir déduire les frais de déplacement – transport, restauration et hébergement –, vous devez démontrer que ces dépenses sont nécessaires à l’obtention de revenus et clairement liées à l’activité économique de l’entreprise, et non à des dépenses personnelles. Il est recommandé de conserver les échanges d’e-mails avec le client attestant de la réunion ou du repas professionnel. Une facture complète est exigée, et non un simple billet de train, et le titre de transport ne doit jamais être payé en espèces. Pour la restauration, il doit s’agir d’un restaurant et non d’un stand de nourriture.

Puis-je déduire les frais liés au service commercial de mon entreprise (gastos de representación) ?

Oui, en Espagne, ces frais sont déductibles, mais dans la limite de 1 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Toute dépense au-delà de ce seuil n’est pas déductible. Ces frais peuvent inclure :

• Les séjours à l’hôtel.
• Un repas offert au restaurant ou des billets pour des événements sportifs ou de loisirs.
• Un atelier ou une conférence.

Ces dépenses doivent être justifiées par une facture complète et un paiement électronique. Le coût doit correspondre au prix du marché.

Mon entreprise doit-elle déclarer ses factures électroniquement à l’administration fiscale ?

Les États membres ont mis en œuvre la directive européenne relative à la déclaration électronique de la TVA sur toutes les factures émises. L’Espagne et d’autres pays ont bénéficié de délais supplémentaires pour l’application de cette directive. L’Espagne a finalement adopté la réglementation appelée SII (Sistema Inmediato de Información), qui prévoit qu’à compter du 1er juillet 2017, toute entreprise réalisant plus de 6 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel doit transmettre ses factures à l’administration fiscale espagnole dans les quatre jours suivant leur émission. En outre, pour toutes les entreprises non inscrites au SII, à compter du 1er janvier 2026, toutes les factures émises par une entité espagnole, à destination de tout client, devront être pleinement conformes au système VeriFactu. Cela implique que le système de facturation utilisé devra générer automatiquement un code QR pour chaque facture et garantir son inaltérabilité, avec un numéro de hachage unique et non remplaçable.

Que comprend votre service ?

Notre service comprend les éléments suivants :

• Obtention d’un numéro d’identification fiscale pour votre entreprise, si vous n’en disposez pas déjà.
• Inscription de l’entreprise à la taxe sur les activités économiques.
• Inscription de l’entreprise à la TVA.
• Inscription de l’entreprise à la sécurité sociale.
• Tenue de la comptabilité de l’entreprise conformément aux réglementations comptables espagnoles et européennes (douzième directive), sur la base des informations fournies par le client.
• Dépôt de toutes les déclarations fiscales requises.
• Légalisation des livres comptables officiels au Registre du commerce, ainsi que des comptes annuels notariés de fin d’exercice. Cela inclut le libro de actas, le libro de socios, la memoria anual, les cuentas anuales, le balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias et le libro diario, ainsi que le certificat de l’assemblée générale annuelle approuvant la comptabilité.
• Information du client sur les règles espagnoles en matière de facturation, ainsi que des informations générales sur le suivi des dépenses et des charges.
• Représentation fiscale (réception et traitement de toutes les notifications de l’administration fiscale pour le compte de l’entreprise).

Nous proposons également de nombreux services complémentaires, notamment :

• Dans le cadre de notre service de paie, nous pouvons inscrire le dirigeant de l’entreprise auprès de la sécurité sociale et établir les fiches de paie mensuelles.
• Enregistrement auprès du Registre du commerce de toute modification concernant l’entreprise (par exemple, associés, augmentation ou réduction du capital social).
• Élaboration de rapports mensuels, trimestriels ou annuels, adaptés aux besoins du service comptable international de votre siège.
• Régularisation : résolution des situations de non-conformité en suspens et dépôt des formulaires et paiements nécessaires auprès de l’administration fiscale afin de rétablir la conformité de l’entreprise.
• Représentation lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Il vous suffit de nous envoyer chaque mois vos factures et relevés bancaires par courrier ou par e-mail, et nous nous chargeons du reste.

Pourquoi choisir Strong Abogados pour la comptabilité en Espagne ?

• En réunissant au sein d’un même cabinet des comptables, un avocat en droit des sociétés et fiscalité et un spécialiste de la paie, l’ensemble des besoins de votre entreprise est couvert et l’information circule sans nécessiter votre intervention.
• Tous nos comptables sont titulaires de diplômes espagnols en comptabilité et disposent de plusieurs années d’expérience professionnelle.
• Nous sommes agréés par l’administration fiscale et par la sécurité sociale pour transmettre tous les documents par voie électronique, réduisant ainsi les délais, les coûts et le risque de perte de documents.
• Il est plus efficace de confier à un même cabinet la création de la société et sa comptabilité. Vous évitez ainsi les situations où deux prestataires se renvoient la responsabilité d’une tâche.
• Nous sommes membres du Barreau de Barcelone (Ilustre Colegio de Abogados de Barcelona) et de l’Association des experts-comptables et fiscaux d’Espagne (AECE). En tant que client, vous pouvez demander des références ou formuler des réclamations auprès de ces deux institutions.